Succesvol online- en social-mediateam: taken en tools

Heb jij binnen jouw bedrijf een team dat de social-media- en online-marketingactiviteiten uitvoert? Ben jij van mening dat de samenwerking beter kan of mis je de juiste tools? Lees dan dit artikel.

In dit artikel ga ik je vertellen over de rolverdeling en hoe je van daar uit de juiste social-media- en online-marketingtools inzet voor een flexibele en gecoördineerde samenwerking.

#1 Rolverdeling van het team

Of je binnen je bedrijf nu gebruik maakt van social-mediamarketing of online marketing, het opzetten van een online-marketingteam is een pre wanneer je gestructureerd maar ook effectief gebruik wilt maken van de social-media- en online-marketingkanalen. Uiteraard is de vraag van hoeveel capaciteit je gebruik kunt maken binnen jouw bedrijf. Dit kunnen 2 medewerkers zijn, maar dit kunnen er bijvoorbeeld ook 10 of 100 zijn. Bedenk daarom eerst de rollen die je nodig hebt en koppel vervolgens de juiste medewerker aan de juiste rol.

Veel voorkomende taken zijn

  • Online-marketingstrateeg: Deze strateeg is verantwoordelijk voor het uitzetten van de maandelijkse campagneactiviteiten en voor het analyseren en optimaliseren van de campagnes. Van belang is dat deze persoon een brede globale kennis heeft van zowel online- als social-mediamarketing, weet hoe voor ieder kanaal het onderste uit de kan wordt gehaald en hoe maandelijkse campagnes moeten worden opgezet. Zelf vind ik dat de strateeg een echte nerd moet zijn die zich dagelijks bezighoudt met het bijhouden van alle mogelijkheden met betrekking tot het bereiken van jouw doelgroep. Met een basiskennis van online- en social-mediamarketing wordt het niveau van nerd niet behaald en wordt het maximaal rendement dus ook nooit gehaald.
  • Designer: De designer is verantwoordelijk voor het opmaken van de designs. Dit kan zijn voor verschillende campagneactiviteiten zoals: social-mediaberichten, campagnes, advertentiebanners, landingspagina’s en andere activiteiten waarbij een goed design een echte pre is. Belangrijk hierbij is dat de designer degene is die de huisstijl bewaakt binnen het team en die er altijd voor zorgt dat de huisstijl via alle social-media- en online-marketingkanalen consistent is. Zelf vind ik dat de uitvoering op het niveau van UX-designer moet zitten (zie video hieronder). UX-designer staat voor User Experience Designer en ik vind het van belang dat dit niveau behaald wordt om het maximale uit je social-media- en online-marketingcampagnes te halen. Wanneer dit niet mogelijk is, vind ik dat de designer kennis moet hebben van mediapsychologie en neuromarketing. Een design moet aansluiten op de juiste doelgroep maar tevens de kracht hebben om een doelgroep te beïnvloeden en te activeren.
  • Programmeur: Een programmeur komt om de hoek kijken wanneer er social-media- of online-marketingcampagnes zijn waarbij techniek een pre is. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer je een webshop hebt en gebruik wilt gaan maken van dynamische remarketing, een actie of campagne wilt opzetten waarbij techniek gebruik moet worden of andere activiteiten waarbij succes enkel behaald kan worden door het gebruik van techniek. Persoonlijk ben ik van mening dat een normale programmeur voldoende kennis heeft voor het opzetten van bovenstaande activiteiten. Met normale programmeur bedoel ik een programmeur die de benodigde kennis heeft van: HTML, HTML5 CSS, PHP en andere programmeertalen. Tevens moet hij weten hoe hij de techniek zo kan opzetten dat het responsive zal zijn en via ieder apparaat bestuurd kan worden.
  • Tekstschrijver: Verantwoordelijk voor het redigeren en controleren van de social-media- en online-marketingcampagnes wanneer er veel teksten nodig zijn. Wanneer je van mening bent dat er weleens slordige taalfouten worden gemaakt, dan zullen alle teksten eerst aangeleverd moeten worden bij de tekstschrijver voordat ze gepubliceerd worden. Persoonlijk vind ik dat een goede tekstschrijver een persoon is met een brede kennis van jouw branche, die goed het onderscheid kan maken tussen verschillende doelgroepen en dus indien nodig ook professionele teksten om kan zetten in een Jip-en-Jannekevariant. Kennis hebben van zoekmachineoptimalisatie (SEO) is ook een voordeel.
  • Klantenservice: Verantwoordelijk voor het monitoren / in de gaten houden van de social-media- en online-marketingkanalen. Van belang hierbij is dat vragen van de doelgroep snel worden beantwoord, dat goed in de gaten wordt gehouden wat mensen over jouw bedrijf zeggen (reputatiemanagement) en tevens dat er goed wordt bijgehouden tegen welke problemen de doelgroep vaker aanloopt. Wanneer ik kijk naar een goede klantenservice dan ben ik van mening dat dit team uit mensen moet bestaan die voldoende inlevingsvermogen hebben, geduld en zeker te weten niet lui zijn. Een goede klantenservice zorgt voor tevreden klanten of eventueel zelfs ambassadeurs. Deze mensen zijn key voor het bereiken van nieuwe klanten.

Heb ik daadwerkelijk alle rollen nodig?

Dit is geheel afhankelijk van de mensen die momenteel werkzaam zijn binnen jouw bedrijf. Vaak is er enkel een goede designer aanwezig en ontbreekt het aan de andere rollen. Wanneer ik kijk naar mijn klanten, dan heeft het ene bedrijf alle van bovenstaande rollen voor elkaar en het ander bedrijf stelt mij verantwoordelijk voor alle bovenstaande activiteiten. Wanneer dit het geval is, zorg ik er altijd voor dat ik in ieder geval een partner heb op het gebied van techniek en indien nodig ook voor design. Het begint allemaal bij een basis en wanneer succes wordt behaald kan het team meegroeien. 

#2 Gebruik maken van het Takensysteem – Asana

Ik ben zelf werkzaam voor bedrijven met 7 man personeel maar ook voor bedrijven met 100 man personeel. Wanneer je de rolverdeling hebt gemaakt, dan is het van belang dat iedereen weet waar hij/zij verantwoordelijk voor is, wat de taken zijn en wanneer de deadlines zijn. In het begin ging dit via het gewone mailverkeer, maar ik ben van mening dat dit vaak zorgt voor miscommunicatie. Om deze reden maken al mijn klanten gebruik van Asana.

Via Asana is het zeer eenvoudig om nieuwe projecten aan te maken en aan deze projecten alle activiteiten te koppelen. Wanneer een project is opgezet, kan de juiste persoon aan deze taak worden gekoppeld, een deadline worden afgesproken en is het tevens mogelijk om in een desbetreffende taak met elkaar te communiceren wanneer er vragen zijn. Door het inzetten van Asana kun je het e-mailverkeer uitschakelen en alle communicatie plaats laten vinden via dit programma. Het voordeel van Asana is dat er een uitgebreide gratis versie beschikbaar is.

Wanneer je dus in een team werkt, adviseer ik jou van harte om gebruik te gaan maken van Asana. Deze applicatie is tevens beschikbaar voor Android en iOS.

#3 Teammonitoring via OBI4wan

Wanneer de rollen zijn verdeeld en iedereen zijn eigen rol kent, adviseer ik je om gebruik te maken van een social- en onlinemonitoringtool die zowel reputatiemanagement, als het inzichtelijk maken van alle social- en onlineactiviteiten en het verzamelen van alle statistieken in zich heeft. Daarnaast moet het de mogelijkheid geven om te communiceren via deze tool richting jouw social-mediakanalen. Kortom: ik adviseer jou 1 tool waarmee je al jouw online-marketingkanalen en -activiteiten in de gaten kunt houden.

Maak kennis met OBI4wan

Als er een online monitoringtool is waar ik zeer over te spreken ben is het wel OBI4wan. Zij hebben niet alleen een geweldige tool, ze hebben ook een geweldig team dat altijd voor je klaarstaat wanneer je ze nodig hebt. Via OBI4wan kun je het hele online speelveld in de gaten houden. Denk hierbij aan:

  • Online-monitoring: Inzicht in wat er over je organisatie, merk, concurrenten, producten en diensten wordt geschreven en gezegd.
  • Webcare: Naast het monitoren van relevante online conversaties rondom je merk, kun je deelnemen aan deze conversaties. Door het toepassen van succesvolle webcare kunnen bedrijven klachten afhandelen, hun imago beïnvloeden of informatie verschaffen.
  • Crisismonitoring: Elke issue heeft de potentie om uit te groeien tot een crisis. Evenementen, vliegtuigrampen of een grote brand zijn voorbeelden waarbij volledig inzicht en tijdige actie van uiterst belang zijn. OBI4wan helpt bij het signaleren, monitoren en evalueren van een (potentiële) crisis of evenement.

Wat ik persoonlijk fijn aan OBI4wan vind, is dat je samen met jouw medewerkers gebruik kunt maken van deze zeer uitgebreide en gebruiksvriendelijke tool. Zo kun je in OBI4wan verschillende rollen en profielen aanmaken voor de medewerkers, vragen van klanten waarop je zelf geen antwoord weet of niet bevoegd bent koppelen aan een medewerker, opzetten van complete statistiekdashboards, narrowcasting zodat alle medewerkers binnen jouw bedrijf weten wat er zich online afspeelt en niet te vergeten kun je eenvoudig verschillende filters instellen zodat je op de hoogte blijft van alle informatie die relevant voor jou is. Kortom wanneer je eenvoudig jouw brand in de gaten wilt houden en je hebt hier ook budget voor, dan adviseer ik je om gebruik te gaan maken van OBI4wan.

#4 Gezamenlijk content publiceren met Buffer

Wanneer je binnen het team meerdere mensen verantwoordelijk wilt stellen voor het verzamelen en publiceren van content, dan adviseer ik je om gebruik te maken van Buffer. Buffer is een handige tool en heeft een gratis versie waarin je samen met jouw team content kunt verzamelen die Buffer automatisch publiceert.

Case voorbeeld Buffer

Bij enkele van mijn klanten zijn er meerdere mensen aangewezen die de taak het publiceren van content hebben. Als je geen gebruikmaakt van Buffer loop je al snel tegen het probleem aan dat meerdere berichten dezelfde dag worden gepubliceerd via de social-mediakanalen. Dit is uiteraard goed, maar het is van belang dat berichten verspreid over de dag worden gepubliceerd en dat er ook een maximaal aantal berichten per dag wordt geplaatst zodat er geen overvloed aan berichten wordt gedeeld via de social-mediakanalen.

Om deze reden heb ik dan ook binnen deze bedrijven Buffer geïntroduceerd. Binnen Buffer heb ik verschillende tijden ingesteld waarop de berichten dagelijks worden verspreid via de social-mediakanalen. De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de content hebben de opdracht van mij gekregen om content te plaatsen in Buffer zelf. Zij hoeven bij het opmaken van een bericht enkel de tekst te plaatsen voorzien van een foto en daarna wordt het bericht automatisch geplaatst in de Buffer. Vanuit hier worden de berichten gedeeld op de tijden die staan aangegeven in Buffer.

#5 Analyseren van de resultaten met DashThis

Wanneer je enkele weken onderweg bent met het inzetten van social-media- en online-marketing is het van belang dat er een rapportage wordt opgemaakt waarin duidelijk wordt gemaakt wat de geïnvesteerde tijd en geld daadwerkelijk hebben opgeleverd. Je kunt hiervoor gebruikmaken van Google Analytics maar enkel met Google Analytics zul je er niet komen als je ook gebruikmaakt van verschillende social-mediakanalen. Een rapportage maken via ieder social-mediakanaal zou ik jou ook niet adviseren want dit kan veel tijd gaan kosten. Gebruik daarom een online-reportingtool. Één van mijn favorieten waar ik momenteel gebruik van maak ik DashThis.

Maak kennis met DashThis online-reportingtool

Zoals ik al aangaf zijn er verschillende online-reportingstools waar je gebruik van kunt maken. DashThis is een eenvoudige tool waaraan je veel online kanalen maar tevens ook social-mediamarketingkanalen kunt koppelen. Wanneer je jouw kanalen hebt gekoppeld, kun je een dashboard inrichten en kiezen welke statistieken van belang zijn om vertoond te worden op het dashboard zelf.

Dashthis - online reporting tool

Wat ik persoonlijk het fijne aan DashThis vind, is dat je eenvoudig voor het gehele team overzichtelijk kunt maken wat de resultaten zijn van de online-marketing- en socialmedia-activiteiten. Door middel van een directe link kunnen medewerkers ieder moment van de dag inloggen en kunnen dan zelf aangeven van welke periode zij de statistieken willen zien. Door het verstrekken van deze informatie hoeven medewerkers zelf niet te zoeken naar de statistieken via de kanalen waar jouw bedrijf gebruik van maakt. Er is enkel 1 dashboard nodig om inzichtelijk te maken wat het daadwerkelijk oplevert.

Ready for Team Power?

Wanneer je ervoor kiest om gebruik te gaan maken van bovenstaande tools, ben ik er ten eerste van overtuigd dat je efficiënter omgaat met de tijd maar tevens ook dat er veel uren per maand worden bespaard. Verandering binnen een bedrijf en al helemaal de manier van werken is vaak een spannende fase, maar nogmaals het is echt de investering waard. Kies je ervoor om te blijven communiceren via de e-mail, alle online- en social-mediakanalen te beheren en tevens te analyseren via hun eigen kanalen, dan durf ik ronduit te zeggen dat je vele kostbare uren kwijt bent en tevens dat je manier van werken zal leiden tot miscommunicaties en dat daardoor de kans ontstaat op het missen van kansen. Oftewel: Denk er eens over na of één of enkele van bovenstaande online- en social-mediatools een positieve invloed kan hebben op de manier van werken en samenwerken.

Klaar om aan de slag te gaan?

Ik ben erg benieuwd of de tips in dit artikel jou kunnen helpen. Laat je reactie hieronder achter.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *